Definizione di procedure per la valutazione dei risultati La valutazione dei risultati deve tenere presente innanzitutto gli obiettivi posti in partenza, quelli che ci hanno mosso alla realizzazione delle attività ad essi finalizzate. A partire da questo, i punti fondamentali da cui partire sono le seguenti variabili:
• raccolta fondi, quali i risultati economici prima dell’evento, attraverso gli sponsor; durante l’evento; dopo l’evento;
• quali beni e/o servizi sono stati ottenuti gratuitamente o con abbattimento di costi;
• quali i risultati di comunicazione (rassegna stampa e altro), ovvero quanto, come e dove è stata diffusa l’informazione e legata ad essa la conoscenza dell’organizzazione
• quanti i contatti attivati (quante persone contattate prima dell’evento, durante l’evento, dopo) e se tali contatti sono cresciuti, non solo in numero ma anche nell’intensità della relazione;
• quanti volontari o amici si sono coinvolti nell’organizzazione degli eventi (con quale livello di partecipazione);
• di quanto si è discostato il budget preventivo da quello consuntivo. A fronte di questa analisi è possibile anche in questa fase fare la matrice swot.
Definizione di strumenti di fidelizzazione e rendicontazione
Questa fase è sempre erroneamente trascurata, richiederebbe al contrario un’attenzione di gran lunga superiore. E’ l’ultimo step di un’azione, ma può essere considerato lo step preparatorio della prossima azione. Richiede di spendere le energie per ringraziare tutti i partecipanti sotto le varie forme (collaboratori, volontari, sponsor, presenze, fornitori); ma richiede anche un’osservazione d’insieme dei risultati analizzati nella fase precedente così da poter costruire un piano per ripartire, anche attraverso l’elaborazione di un documento che rendiconti in modo chiaro, esaustivo ma sintetico, a tutti gli interlocutori coinvolti, gli obiettivi raggiunti e quelli su cui è ancora necessario lavorare.
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